Documents récurrents

Présentation :

Ce module vous permet de créer automatiquement, de manière régulière ou non, des factures ou des devis pour vos clients.
Les documents ainsi créés peuvent aussi être envoyés directement par e-mail.
Ils peuvent être créés pour un seul client ou pour une catégorie entière de clients.
Il est très utile si vous facturez régulièrement les mêmes prestations (abonnements mensuels, forfaits ou cotisations annuels...).

Vous gagnez du temps et évitez les oublis!

Fonctionnement :

La création automatique de documents fonctionne à partir de modèles de documents qui doivent être préalablement créés.
Il est très facile de créer un modèle à partir d'un devis ou d'une facture existante.

Rendez-vous ensuite sur la page Devis ou Factures. Nous partons des factures dans l'exemple qui suit.
Cliquez sur l'onglet Factures récurrentes :

Le tableau reprend l'ensemble des factures récurrentes existantes.
Comme dans les autres tableaux de My-Accloud, vous pouvez trier ou filtrer les éléments ainsi que désactiver ou réactiver la création automatique de certaines factures programmées.

Afin de pouvoir créer une nouvelle facture récurrente, cliquez sur le bouton Nouvelle facture récurrente au bas du tableau :

Explications sur les différents champs du formulaire :

• Description :
  • Permet d'indiquer une description libre qui vous permettra de retrouver facilement la facture programmée.
• Modèle de facture à utiliser :
  • Permet de sélectionner le modèle de facture à utiliser.
• Client :
  • La création de facture ne sera programmée que pour le client sélectionné.
  • Si vous souhaitez que les factures soient crées pour plusieurs clients, laissez ce champ vide et utilisez l'option suivante.
• Catégorie de clients du CRM :
  • Le module CRM sera automatiquement inclu à votre installation My-Accloud. Grâce à lui vous pourrez notamment créer des catégories de clients (un même client pouvant être membre de plusieurs catégories).
  • Sélectionnez ici la catégorie de client pour laquelle des factures récurrentes doivent être créées.
• Fréquence de création des factures :
  • Indiquez ici la fréquence à laquelle les factures doivent être créées automatiquement :
    • Une seule fois
    • Quotidienne
    • Hebdomadaire
    • Bihebdomadaire
    • Mensuelle
    • Trimestrielle
    • Semestrielle
    • Annuelle
• Jour de facturation :
  • En fonction de la fréquence choisie, vous avez le choix entre :
    • Le jour exact de l'échéance (les factures seront créées à la date indiquée)
    • Du lundi au vendredi (pour les factures quotidiennes)
    • Tous les jours de la semaine (pour les factures quotidiennes)
    • Un jour de la semaine au choix (lundi, mardi... pour les factures hebdomadaires)
    • Le premier jour du mois
    • Le 15 du mois
    • Le dernier jour du mois
• Date de la prochaine facturation :
  • La date à laquelle les factures seront créées la prochaine fois (ensuite, cette date sera définie automatiquement en fonction des critères définis ci-avant).
• Facturer jusqu'au :
  • Vous pouvez indiquer une date limite à la création des factures (après cette date, les factures ne seront plus créées).
• Facturer indéfiniment :
  • Cocher cette case si vous ne souhaitez pas de date limite.
• Facturation automatique activée :
  • Active ou non cette création récurrente. Vous pourrez ensuite la désactiver à l'aide du tableau si vous le souhaitez.
• Envoyer automatiquement la facture créée au client par e-mail :
  • Si coché, la facture sera envoyée automatiquement par e-mail au client lors de sa création.
• Recevoir une copie de la facture envoyée au client :
  • Si coché, vous recevrez une copie de l'e-mail envoyé au client.

N'oubliez pas d'enregistrer à l'aide du bouton Valider avant de fermer le formulaire.

Vous pourrez par la suite modifier à tout moment votre facturation programmée.