Gestion de dossiers

Présentation :

Ce module vous permet de gérer le suivi des dossiers clients de A à Z, il comprend :

• Un tableau récapitulatif des dossiers en cours ou archivés
• Les fonctions permettant d'ajouter/modifier/supprimer un dossier
• Un onglet Paramètres permettant de gérer dynamiquement : les objets des dossiers, les status des dossiers et les types d'événements de l'historique des dossiers

La fiche d'un dossier comprend :

• Une liste permettant la sélection du responsable
• Les données du prospect
• Un tableau historique du suivi du dossier
• Un tableau récapitulatif des devis et factures liés au dossier
• Un tableau des documents (Photos, fichiers PDF, Excel, Word...) liés au dossier
• La possibilité de générer (imprimer) le PDF de la fiche d'un lead reprenant les coordonnées du contact
• La liaison à un dossier pour les devis et les factures

Activation du module :

Ce module est directement lié aux modules "Fichiers" et "Responsable interne"

A ne pas oublier :

• Définir le ou les responsable(s) interne(s) au niveau des utilisateurs
• Donner les bons droits aux utilisateurs
• Définir le droit "N'a pas accès aux dossiers des autres responsables internes" pour restreindre l'accès aux dossiers
• Définir le droit "N'a pas accès aux documents des autres responsables internes" pour restreindre l'accès aux documents
• Dans les paramètres des dossiers, créer les éléments nécessaires (objets, statuts, types d'événements)

Fonctionnement :

Paramétrages des dossiers :

Avant toute chose, il vous faut définir les 3 champs dynamiques qui vous permettent de personnaliser l'interface de votre gestion de dossier :

1. Gestion des objets des dossiers
2. Gestion des statuts des dossiers
3. Gestion des types d'événements de l'historique des dossiers

Ajouter simplement un ou plusieurs nouvel(eaux) élément(s) dans chaque catégorie à l'aide du bouton "nouveau" et n'oublier pas de valider les changements.

Création d'un nouveau dossier :

Cliquer sur "Nouveau dossier", et compléter les champs :

• Commercial : choisisser le commercial (responsable interne) qui sera responsable du dossier
• Propect : Rechercher le contact existant OU créer directement un nouveau contact (formualire ci-dessous) depuis la création du dossier
• Date
• Objet : La catégorie à laquelle votre dossier va être liée (un des 3 champs dynamiques définit dans le parmétrage ci-dessus)
• Commentaire

N'oublier pas de valider !

Gestion d'un dossier :

Possibilités de recherche, filtre et tri :

• Par prospect / contact
• Par code postal
• Par locatlité
• Par date entre ... et ...
• Par objet (filtre dynamique paramétré ci-dessus)
• Par commercial
• Par statut (filtre dynamique paramétré ci-dessus)
• Par archive

Possibilité de modification, génération d'un PDF récapitulatif, de gestion de fichiers divers liés aux dossier (Word, Excel, Photos...), d'archivage de dossier et de suppression de celui-ci

Le suivi du dossier se fait via le bouton "Gérer" :

C'est ici que vous pouvez gérer le suivi du dossier :

• Copie rapide dans le presse-papier des coordonnées du client
• Gestion de l'historique via l'encodage des différents événements (champ dynamique définit ci-dessus) liés à la gestion quotidienne du dossier. Avec possibilité de générer des rappels visibles sous forme de couleur sur les lignes du tableau des dossiers (Vert si l'événement doit avoir lieu le jour même, rouge si l'événement est passé)

• Vue rapide sur les documents commerciaux liés au dossier (Devis, factures, notes de crédit)
• Gestion du statut du dossier (champ dynamique définit ci-dessus)
• Commentaires divers liés au dossier

Gestion de fichiers liés à un dossier :

La gestion des fichiers (documents excel, word, photo...) est accessible via le bouton "gérer" du dossier dans le bas de la fenêtre

Vous avez la possibilité de lier toutes sortes de fichiers au dossier. Que ce soit des photos, des documents, des tableaux... Tous ces fichiers peuvent être rassemblés dans le dossier client. Il est bien entendu possible de créer des dossiers pour structurer les fichiers. Des catégories de fichiers peuvent être définies en amont via le module "fichiers" Les photos seront présentées sous forme de petite vignette.

Comment lier un document commercial à un dossier ?

Lors de la création d'un devis ou d'une facture, vous devez :

1. Trouver et associer le contact au document
2. Renseigner le responsalbe interne (Commercial)
3. Renseigner le dossier correspondant (Si plusieurs dossier sur un seul contact)

Visualisation des rappels des événements du dossiers

• Les éléments en vert indique un rappel sur un événement à faire aujourd'hui
• Les éléments en rouge indique un rappel sur un événement passé qui aurait dû être réalisé auparavant