Rappels automatiques

Présentation :

Ce module permet de générer automatiquement les rappels de paiement de vos factures impayées.
Tous les jours de semaine, à 7h, les rappels sont créés et envoyés par e-mail aux clients.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi recevoir un rapport sur les rappels générés.

Le module est facilement paramétrable :

• Vous pouvez définir le délai entre chaque niveau de rappel.
• Vous pouvez désactiver la création de rappels automatiques pour certains clients.
• Vous pouvez aussi ajouter des frais de rappel fixes aux rappels générés.

Fonctionnement :

Les rappels sont créés à partir des textes définis par défaut dans la page Configuration, onglet Rappels.
N'oubliez pas de vérifier ces textes et de les adapter le cas échéant avant d'activer la création automatique de rappels.

Rendez-vous sur la page Rappels.
Cliquez sur l'onglet Paramètres :

Explications sur les différents champs du formulaire :

• Envoi automatique des rappels de paiement :
  • Permet d'activer ou de désactiver la création automatique de rappels.
• Délai d'envoi d'un rappel de niveau 1 :
  • Permet de définir le délai, en jours, entre la date d'échéance de la facture et l'envoi d'un rappel de niveau 1.
• Délai d'envoi d'un rappel de niveau 2 :
  • Permet de définir le délai, en jours, entre la date d'échéance de la facture et l'envoi d'un rappel de niveau 2.
• Délai d'envoi d'un rappel de niveau 3 :
  • Permet de définir le délai, en jours, entre la date d'échéance de la facture et l'envoi d'un rappel de niveau 3.
• Frais de rappel forfaitaires :
  • Vous pouvez indiquer ici un montant forfaitaire qui sera ajouté aux rappels créés.
• Recevoir un rapport quotidien des rappels automatiquement générés et envoyés aux clients :
  • Vous pouvez, si vous le souhaitez, recevoir un rapport par e-mail à chaque fois que des rappels seront créés.
• Adresse e-mail sur laquelle le rapport doit être envoyé :
  • Indiquez ici l'adresse sur laquelle vous souhaitez recevoir le rapport.

N'oubliez pas d'enregistrer à l'aide du bouton Enregistrer les modifications avant de fermer le formulaire.

Vous pourrez par la suite modifier à tout moment les paramètres et désactiver la création automatique de rappels si vous le souhaitez.

Désactiver la création de rappels automatiques pour certains clients :

Par défaut, des rappels sont créés pour tous vos clients.
Si vous ne souhaitez pas que des rappels soient créés pour un client, rendez-vous sur la fiche du client, en bas du formulaire, et cliquez sur le bouton Afficher les informations commerciales.
Vous pourrez alors désactiver la création automatique de rappels pour ce client :